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相手に伝わるメールを書く

電子メールの書き方について、日経BPに記事がありました。

メールの空行、改行の使い方

メールは人によってずいぶん書き方が異なります。

自分に届くいろんな人のメールを見ていると、見やすいメール(読みたくなるメール)と、
読み飛ばしたくなるメールははっきりわかれるように思います。

思わず読みたくなるようなメールとはどんなものでしょうか。

  • 内容が良い
  • 体裁がよく整えられている
  • 短い。簡潔
  • 読まないと困る内容

メールを開いたときに、書いてある内容が瞬時に分かり、
詳細を読んでみようと思う内容になっていれば、とてもよいメールですね。

よく、メールに返信-返信-返信。。。を繰り返して、なんのメールだかわからないようなものがありますが、これはダメなメールです。
ただし、メールには幾つか目的があって、電話と違って記録が残ることから、後々話が食い違った時のための証拠として残す場合には、良い手法です。
あとで追うのは大変ですが。。

メール作成時に注意したいのは、

  • 件名は簡潔で何の用なのかが分かるようにする。
  • 本文が長くなる場合は、本文の先頭で、概略をまとめておき(目次)、その下で、詳細を順番に書き綴る。
    ただし、本文はできるだけ短めになるように考慮する。
  • 返信に対する返信は、あくまでも同じ話題が続くときのみにして、話題がずれてきた場合は、新しい件名で送信する。
  • 添付ファイルがある場合は、添付していることを本文中に明記する。
  • 本文の終わりを明示する。(途中で切れているように見えるメールがたまにあります。)

わかりやすく、読みやすいメールを書いて、相手に確実に伝えたい事が伝えられるようにしましょう。

 

 

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